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江西省應急管理廳關于印發公文處理工作實施細則的通知

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江西省應急管理廳關于印發公文處理工作實施細則的通知

贛應急字〔2023〕99號

發布日期:2023-09-20 15:18 信息來源:廳辦公室 字號:[] [] []

廳機關各處室、廳屬各單位:

新修訂的《江西省應急管理廳公文處理工作實施細則》已經2023年9月14日廳長辦公會議審議通過,現印發給你們,請認真貫徹執行。



江西省應急管理廳

2023年9月18日


江西省應急管理廳公文處理工作實施細則


第一章總則

第一條為進一步提高公文處理質量和效率,推進省廳機關公文處理工作科學化、規范化、制度化,根據《黨政機關公文處理工作條例》(中辦發〔2012〕14號),按照省委、省政府、應急管理部有關要求和《江西省應急管理廳工作規則》等規定,結合工作實際,制定本細則。

第二條  本細則所稱公文(含電子公文),是指省廳機關實施領導、履行職能、處理公務的具有特定效力和規范體式的文書,是傳達貫徹上級方針政策,指導、布置和商洽工作,請示和答復問題,報告、通報和交流情況等的重要工具。

第三條  本細則所稱公文處理工作,是指省廳機關公文的擬制、辦理、管理等一系列相互關聯、銜接有序的工作。

第四條  公文處理工作應當堅持實事求是、準確規范、精簡高效、安全保密的原則。

第五條  在廳黨委統一領導下,由廳辦公室負責主管省廳機關公文處理工作,并對廳機關各處室的公文處理工作進行業務指導和督促檢查,切實加強對廳屬各單位公文處理工作的培訓、督導和檢查。

第六條  廳機關各處室要高度重視公文處理工作,主動加強公文知識學習,嚴格遵守公文處理相關規定,明確兼職文書負責公文收發和管理。廳機關各處室對本部門制發、承辦、管理的公文全面負責,各處室主要負責人履行第一責任人的責任。

第七條省廳機關推行無紙化辦公,非涉密公文原則上一律通過“江西省應急管理廳OA辦公系統”流轉,特殊情況經請示廳分管領導同意的,可以通過紙質文件辦理,并于公文處理完成后3個工作日內向廳辦公室補交電子公文存檔。全廳干部要每日登錄省廳OA系統,及時收發辦理公文,切實提高工作效率,不得因未及時登錄使用省廳OA系統導致公文處理出現延誤。


第二章公文種類

第八條省廳機關常用的公文(含以省廳黨委、省廳和廳辦公室名義制發的公文,下同)種類有:

(一)決定。適用于對重要事項作出決策和部署、獎懲有關單位和人員、變更或撤銷下級機關不適當的決定事項。

(二)公告。適用于向社會宣布重要事項或法定事項。

(三)通告。適用于在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項。

(四)意見。適用于對重要問題提出見解和處理辦法。

(五)通知。適用于發布、傳達要求下級機關執行和有關單位周知或執行的事項,批轉、轉發公文,任免人員。

(六)通報。適用于表彰先進、批評錯誤、傳達重要精神和告知重要情況。

(七)報告。適用于向上級機關匯報工作、反映情況,回復上級機關的詢問。

(八)請示。適用于向上級機關請求指示、批準。

(九)批復。適用于答復下級機關請示事項。

(十)函。適用于不相隸屬機關之間商洽工作、詢問和答復問題、請求批準和答復審批事項。

(十一)紀要。適用于記載會議主要情況和議定事項。


第三章  公文格式

第九條  省廳機關公文格式按照《黨政機關公文格式》(GB/T9704-2012)執行,使用的漢字、數字、外文字符、計量單位、標點符號等按照有關國家標準和規定執行。公文一般由以下要素組成:

(一)份號。涉密公文應當標注印制份數的順序號,一般用6位阿拉伯數字注明,頂格編排在版心左上角第一行。

(二)密級和保密期限。涉密公文應當根據涉密程度,分別標注“機密”“秘密”和保密期限。

(三)緊急程度。緊急公文應當分別標注“特急”“加急”,電報分別標注“特提”“特急”“加急”“平急”?!τ谑志o急須即刻辦理的事項標注“特提”,須2日內辦理的緊急事項標注“特急”,4日內辦理的較急事項標注“加急”,6日內辦理的事項標注“平急”。

(四)發文機關標志。由發文機關全稱規范化簡稱加“文件”二字組成,也可使用發文機關全稱規范化簡稱。聯合行文時,可以并用聯合發文機關名稱,主辦機關排列在前,也可以單獨使用主辦機關名稱。

(五)發文字號。由發文機關代字、年份、發文順序號組成。年份應標全稱,用六角括號“〔〕”括入。聯合行文時,使用主辦機關的發文字號。

(六)簽發人。上行文應當標注簽發人姓名。

(七)標題。由發文機關名稱、事由和文種組成。分一行或多行居中排布,回行時要做到詞義完整、排列對稱,標題排列應當使用梯形或菱形。一般用2號方正小標宋簡體字。

(八)主送機關。公文的主要受理機關,使用機關全稱、規范化簡稱同類型機關統稱。

(九)正文。公文首頁必須顯示正文,一般用三號字,結構層次序數可以用“一、”“(一)”“1.”“(1)”依次標注,其中第一層用黑體字、第二層用楷體GB2312字、第三層和第四層用仿宋GB2312字。

(十)附件說明。公文如有附件,應當在正文下空一行左空二字編排“附件”二字,并標注順序號和名稱。

(十一)發文機關署名。署發文機關全稱或規范化簡稱。

(十二)成文日期。署會議通過或省廳領導簽發的日期。聯合行文時,署最后簽發機關領導簽發的日期。

(十三)印章。公文中有發文機關署名的,應當加蓋發文機關印章,并與署名機關相符。

(十四)附注。公文印發傳達范圍及請示、報告中的聯系人、聯系方式等需要說明事項。應標注在成文日期下一行。

(十五)附件。公文正文的說明、補充或參考資料。附件應編排,并在版記之前,與正文一起編排頁碼裝訂。

(十六)抄送機關。除主送機關外需執行或知曉公文的其他機關,應使用機關全稱、規范化簡稱或同類型機關統稱。

(十七)印發機關和印發日期。公文的送印機關和送印時間。印發日期成文日期一般不得超過3個工作日。

(十八)頁碼。1頁以上公文均應編印頁碼。一般用4號宋體阿拉伯數字,編排在公文版心下邊緣之下,數字左右各放一條一字線;單頁碼居右空一字,雙頁碼居左空一字。

第十條  省廳機關公文字號類型主要有:

(一)省廳黨委文件

1.贛應急黨發:適用于省廳黨委對重大決策、重要工作、重要事項作出安排。

2.贛應急黨字:適用于省廳黨委向領導機關請示、報告、事項;以省廳黨委名義,嘉獎表彰有關單位和人員,作出人事任免事項。

(二)省廳文件

3.贛應急發:適用于省廳對重大決策、重要工作、重要事項作出安排。

4.贛應急字:適用于省廳發布規范性文件或公布內部管理制度;對安全生產、防災減災救災、應急救援等事項通報;獎懲有關單位及人員、變更或者撤銷下級機關不適當的決定;對外聯系相關工作等事項。

5.贛應急文:適用于省廳向上級機關匯報工作、反映情況,請求指示、批準、解決有關事項。

6.贛應急函:適用于省廳與不相隸屬機關之間商洽聯系工作,詢問和答復問題,請求批準和答復審批事項。

(三)廳辦公室文件

7.贛應急辦字:適用于以廳辦公室名義發文,向下級應急管理部門安排工作;發布省廳機關有關工作制度,轉發地區或部門有關文件,印發省廳重要會議通知等。

(四)其他

8.電報:適用于辦理急需傳發的重要工作部署、召開重要會議的通知等緊急事項。發文標志為“江西省發電”,其中涉密電報字號為“贛應急密電”,發文標志用紅色標注;非涉密電報字號為“贛應急明電”,發文標志用綠色標注。

9.紀要:適用于記載省廳黨委會議、廳長辦公會議、廳長專題辦公會議等主要情況和議定事項。

10.內部情況通報:適用于印發省廳領導在有關會議上的講話(已在會議上印發的除外)。

11.專報:適用于向上級機關領導同志報告批示或直接交辦事項的落實情況,以及職責范圍內重要事項。不編正式文號,只標期數。

12.便函:適用于向有關部門征求意見或答復有關部門征求意見,以及印發相關活動方案、感謝信,聯系或商洽工作等。一般不編正式文號。


第四章  行文規則

第十一條省廳機關行文關系根據隸屬關系和職權范圍確定。一般不得越級行文,特殊情況需要越級行文的,應當同時抄送被越過的機關。

第十二條向上級機關行文,應當遵循以下規則:

(一)原則上主送一個上級機關,根據需要同時抄送相關上級機關和同級機關,不抄送下級機關。

(二)屬于省廳職權范圍內事項可直接向應急管理部請示、報告,重大事項應當經省委、省政府同意或授權。

(三)請示應當一文一事。不得在報告等非請示性公文中夾帶請示事項。

(四)上級機關領導同志直接交辦事項或職責范圍內需及時報告的重要事項外,不得以省廳機關名義向上級機關領導同志報送公文。

第十三條 向下級機關行文,應當遵循以下規則:

(一)主送受理機關,根據需要抄送相關機關。重要行文應當同時抄送省委、省政府和應急管理部。

(二)未經省委、省政府授權,不得向市、縣(區)黨委和政府發布指令性公文或在公文中提出指令性要求,不得要求市、縣(區)黨委和政府報文。

(三)涉及多個同級黨政部門職權范圍內的事務,應當與相關部門協商一致后再向下行文,一般應當聯合行文。

第十四條省廳依據部門職權可以向同級黨政機關、其他同級機關行文。因工作需要,可與同級黨政機關、其他同級機關和設區市黨委、政府聯合行文。

第十五條  省廳內設機構除辦公室外,不得對外正式行文。


第五章  收文辦理

第十六條  省廳機關收文辦理程序主要包括簽收、登記、初審、分辦、傳閱、承辦、督辦、答復。

(一)簽收。主送或抄送省廳的公文,原則上均由廳辦公室統一簽收。廳辦公室應當統籌管理各類收文渠道,安排專人每日及時簽收公文,不得出現延誤、遺漏、丟失。指揮中心、人事處、機關黨委等廳機關各處室通過專用系統、電話、傳真、信函、網絡工作群、會議分發等渠道收到的公文,需以省廳名義辦理的,應當在簽收后及時轉廳辦公室。

(二)登記。廳辦公室負責省廳機關來文登記,對簽收的每件公文都要詳細記載收文日期、來文單位、編號、標題等公文主要信息和辦理情況,嚴格落實臺賬管理,便于查詢、檢索、利用。

(三)初審。廳辦公室對登記后的公文應當進行初審,從嚴從緊把關,重點是:來文是否應當由省廳機關辦理;行文規則、文種格式是否符合規定;文件是否完整;版面是否清晰;來文時效是否符合要求等。經初審不符合規定的公文,應當列明不符合性,并提出退文意見,加蓋“江西省應急管理廳公文處理專用章”,及時退回來文單位。

(四)分辦。對初審合格的公文,原則上1個工作日內啟動辦文。由廳辦公室填寫收文處理單,按照“表述準確、文字精煉、信息詳實、責任明確”的原則,提出分辦意見。

1.一般性公文,根據來文內容和省廳機關“三定”規定,擬提具體承辦處室。若涉及多個承辦處室,可以分頭辦理的,明確各承辦處室按照職責分工分別辦理;需要牽頭辦理的,按照“黨委政府及其部門文件,以來文事項為主、來文單位為輔;議事協調機構文件,以來文單位為主、來文事項為輔”的原則,明確主辦處室和會辦處室。公文應當同步呈廳分管領導閱批,日常例行性公文除外。

2.黨中央、國務院和省委、省政府、應急管理部、國家礦山安全監察局及其辦公廳文件,以及省委有關部門、省直有關單位發來的涉及重要決策、重大改革、發展規劃、財政資金、組織人事、機構編制、輿情宣傳、機關黨建、黨風廉政、巡視審計和氣象水文、監測預警、監管執法、應急響應、搶險救援、救災救助等方面文件,應當呈廳主要領導閱批。

3.承辦處室對廳辦公室提出的分辦意見有異議,應在收文當日主動與廳辦公室溝通協商,不得延誤積壓或自行退文。廳辦公室應當認真聽取意見,積極溝通協調,征得各方一致同意后確定擬辦意見;協調不能達成一致的,應當如實將各方意見層報廳分管領導、廳主要領導裁定。

4.強化省廳內部工作協調,來文涉及安全生產的,擬由安全生產監管業務處承辦的,應當同時送綜合協調處閱;涉及災害防治的,擬由災害防治業務處承辦的,應當同時送減災處閱;涉及突發事件應對的,擬由相關業務處室承辦的,應當同時送指揮中心、預案局、調查統計處閱。

(五)傳閱。廳辦公室應當根據收文分辦意見、領導批示和工作需要,及時規范將文件送呈傳閱對象閱批或辦理。傳閱公文應當隨時掌握公文去向,不得漏傳、誤傳、延誤。緊急公文或重要領導批示,應當第一時間通過贛政通、電話等形式提醒或告知。

(六)承辦。各處室對主辦或會辦的公文,應當按分工指定具體人員提出擬辦意見,依程序報分管副處長、處長審核,重要事項應當經處務會議研究、提出處理意見,依程序報分管廳分管領導、主要領導審核。通過省廳OA系統同步送呈廳領導閱批的公文,廳主要領導和分管領導未作出批示的,承辦處室主要負責人不得“一點了之”,必須動態關注廳領導批示要求,連同來文明確事項一并抓好落實。

(七)督辦。廳辦公室應當動態掌握來文辦理情況,督促承辦處室按照規定的時限辦結,一般公文定期督辦、緊急公文跟蹤督辦、重要公文重點督辦。對上級領導和廳領導作出的批示,廳辦公室應當安排專人負責督辦。原則上,公文自簽收之日起,不需要征求意見的一般在3個工作日內辦結;需要征求意見的一般在7個工作日內辦結。

(八)答復。承辦處室應當在規定的時限內,按程序報廳領導審核同意后,將公文辦理結果答復來文單位,并根據需要告知相關單位。


第六章  發文辦理

第十七條  省廳機關發文辦理程序主要包括文稿草擬、處內校審、處室會簽、廳辦核稿、領導審核、清樣校對、印制蓋章、分發傳送。

(一)文稿草擬

1.發文應當確有必要,符合黨的理論路線方針政策和國家法律法規,完整準確體現省廳工作意圖,并同現行有關公文相銜接,講求實效,注重針對性、指導性和可操作性。

2.文種正確,格式規范,內容簡潔,主題突出,觀點鮮明,結構嚴謹,表述準確,文字精練。

3.嚴格落實中央八項規定及其實施細則精神,大力提倡“短實新”文風,精簡發文數量,注重發文質量,嚴控發文規格。全面實行規范性文件和重要制度性文件發文立項管理制度,強化發文數量剛性約束,原則上廳機關各處室本年度發文數量不得超過上一年度。

4.文稿草擬要深入調查研究、廣泛征求意見,其中省廳規范性文件、涉及人財物等事項的重要文件、為上級機關代擬文件等要嚴格遵守起草論證、征求意見、合法性審核、集體審議決定、廳主要領導簽發等程序,容易引發社會穩定問題的應當進行社會穩定風險評估。

(二)處內

1.發文處室草擬好文稿后,擬稿人應當分類填寫發文稿紙(明確公文標題、主送機關、抄送機關、密級、信息公開形式和擬稿人等信息,并注明是否為規范性文件),連同正文、附件等一并逐級送審。

2.廳機關各處室要健全本部門發文校審制度,重點校審:發文是否符合國家政策;是否同現行有關公文相銜接;是否符合行文意圖;指出問題是否屬實,所提措施是否可行;數據、案例是否準確;文字、標點符號是否正確;內容是否涉密;是否信息公開。校審通過的文稿,處室主要負責人要簽署明確的送處室會簽、廳辦核稿、領導審核等意見。

(三)處室會簽

1.發文涉及多個處室職責的,主辦處室應當主動將文稿送會辦處室會簽;會辦處室要積極配合、認真履職,并對職責范圍內的會簽內容負責。主辦處室、會辦處室有不同意見的,應當主動加強溝通、力爭達成共識,不能形成一致意見的,應當在文稿中列明各方意見,呈報廳領導審核。

2.發文處室草擬的公文,擬以“兩委三部”或其辦公室名義印發的,原則上應當送省廳牽頭負責“兩委三部”辦公室日常工作的有關處室會簽。

3.廳機關各處室會簽文件,除主辦處室另有要求的,一般應當在2個工作日內完成。

(四)廳辦核稿

以省廳黨委、省廳或廳辦公室名義發文,必須送廳辦公室核稿,主要內容包括:行文理由是否充分,行文依據是否準確;內容是否符合黨的理論路線方針政策;是否符合行文規則,文種是否正確,格式是否規范;是否符合密級要求;涉及其他處室的事項是否征求意見;內容相近的是否可以合并行文。經核稿應當修改或不宜發文的公文,由廳辦公室退回發文處室并說明理由。

(五)領導審核

1.以省廳黨委或省廳名義制發的上行文,應當報請廳主要領導審核簽發;下行文或平行文,一般由廳分管領導審核簽發,涉及其他廳領導分管工作的應當同步送請審核,涉及全省性重大政策和人、財、物等重要事項的公文,應當報請廳主要領導審核簽發。

2.以廳辦公室名義制發的公文,以及有關廳局與省廳聯合發文或會簽省廳的公文,一般由廳分管領導簽發,涉及人、財、物等重要事項的應當報請廳主要領導簽發。

3.簽發人簽發公文,應當簽署意見、姓名和完整日期;圈閱或簽名的,視為同意。

(六)清樣校對

已經主要領導或廳分管領導審核簽發的公文,送廳辦公室登記編號、排版套紅、制作清樣后,由發文處室擬稿人負責對文稿進行校對,主要是對公文的審批手續、內容、文種、格式等進行復核,對文字和標點符號進行復核,確保文稿內容準確無誤;需要作實質性修改的,應當按程序復審。

(七)印制蓋章

公文印制要確保質量和時效,涉密公文應當在符合保密要求的設備和場所印制。公文加蓋印章(含電子章),應當由廳辦公室指定的專人負責,不得委托他人代為用印。

(八)分發傳送

公文印制完畢,廳辦公室指定的文印人員應當對公文格式和印刷質量進行校印檢查,確認無誤后交發文處室。各地和廳機關各處室的公文,一般通過廳OA系統發送;發電通過江西省電報傳輸系統發送;須寄送的公文,發文處室應當在信封上注明地址、收件人并封裝好后,交收發室辦理。涉密公文的發送應當符合國家保密規定。


第七章  公文管理

十八歸檔管理。加強和改進電子公文歸檔管理,強化文檔資源共享;采取紙質形式辦理的文件(含日常請示、匯報、調研報告等的廳領導批示件),廳機關各處室應當在公文辦結后,及時將收文辦理過程中的來文、收文處理單及辦理情況等資料,發文辦理過程中的正式發文(2份)、發文處理單、省廳領導審核簽發底稿、有關附件等資料,一并交廳辦公室。廳辦公室應當按照有關規定,統一立卷歸檔。

十九保密管理。公文確定密級前,廳機關各處室應當按照擬定的密級先行采取保密措施;確定密級后,應當按照所定密級嚴格管理。復制、匯編機密級、秘密級公文,應當符合有關規定并經廳分管領導批準。絕密級公文一般不得復制、匯編,確有工作需要的,應當經發文機關或者其上級機關批準。復制、匯編的公文視同原件管理。

第二十條 公開管理。廳機關各處室要嚴格執行《政府信息公開條例》,按照“公開為常態、不公開為例外”原則,明確需向社會公開的公文,由廳辦公室統一歸口,政務網站和其他政府指定媒體公布。對涉及面廣、社會關注度高、專業性較強、與群眾利益密切相關的政策性文件,應當按照“誰起草、誰解讀”的原則做好政策解讀工作。經批準公開發布的公文,同正式印發的公文具有同等效力。

第二十一條日常管理。省廳機關公文的撤銷和廢止,由發文機關、上級機關或權力機關根據職權范圍和有關法律法規決定。廳機關有關處室合并時,全部公文應當隨之合并管理;機關撤銷時,需要歸檔的公文經整理后按照有關規定移交檔案管理部門。省廳機關工作人員和借調人員離崗離職時,必須將本人暫存、借用的公文按照規定移交、清退。

第二十二條 長效管理。建立省廳機關公文資料共享、公文寫作培訓、重要公文學習、定期統計通報、青年干部文稿寫作人才庫等制度,并將公文處理工作情況納入年度考核。嚴肅責任追究,對不及時辦理收文、公文逾期未予辦結、發文錯情較多的,視情對處室主要負責人和經辦人員進行提醒、約談、通報;造成嚴重后果的,依紀依法嚴肅追責問責。


第八章  附則

第二十三條 兩委三部等議事協調機構及其辦公室公文處理工作,按照本細則執行。廳屬各單位參照本細則的規定執行,并可根據本細則制定具體實施辦法。

第二十四條 本細則由廳辦公室負責解釋。

第二十五條  本細則自印發之日起施行,2019年2月14日印發的《江西省應急管理廳公文處理工作實施細則》停止執行。上級領導機關今后出臺新規定的,適用其規定。